PENDAHULUAN Tulisan ini akan menjelaskan konsep dasar dari sistem informasi. Sebelum membahas suatu sistem lebih baik jika mengetahui dulu apa sistem itu, pada bagian berikutnya terlebih dahulu kita akan membahas apa arti dari sistem dan informasi itu sendiri. APA ITU SISTEM Definisi Sistem Untuk mendefinisikan sistem terdapat dua pendekatan, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal tulis menulis biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Berbeda dengan sistem yang menekankan pada prosedurnya, sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen- elemen atau komponen- komponen atau subsistem- subsistem merupakan definisi yang lebih luas. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Suatu sistem yang dibuat tentunya memiliki maksud tertentu. Sistem dibuat untuk mencapai suatu tujuan goal dan sasaran objective. Tujuan biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran biasanya dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Syarat-syarat Sistem Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. Adanya hubungan diantara elemen sistem. Unsur dasar dari proses arus informasi, energi, dan material lebih penting daripada elemen sistem. Karateristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen components, batas sistem boundary, lingkungan luar sistem environment, penghubung interface, masukan input, keluaran output, pengolah process, dan sasaran objective atau tujuan goal. Di bawah ini merupakan penjelasan dari masing-masing karakteristik tersebut Komponen Sistem components Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi , bekerja sama membentuk kesatuan. Komponen-komponen atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat- sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Batas Sistem boundary Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup scope dari sistem tersebut. Lingkungan Luar Sistem environment Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara karena merupakan energi dari sistem. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena jika tidak akan mengganggu kelangsungan sistem. Interface Interface merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Interface ini memungkinkan satu subsistem untuk mengalirkan sumber daya ke subsistem lainnya. Input Input merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Input dapat berupa maintenance input dan signal input. Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk menghasilkan output. Output Output merupakan hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi output yang berguna dan sisa pembuangan. Output dapat menjadi input untuk subsistem yang lain. Pengolah Sistem process Suatu sistem mempunyai bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Sasaran Sistem objective Suatu sistem mempunyai tujuan goal atau sasaran objective. Sasaran dari sistem menentukan input yang dibutuhkan dan output yang akan dihasilkan. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan ke melalui beberapa sudut pandang, diantaranya Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak abstract system dan sistem fisik physical sistem. Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah natural system dan sistem buatan manusia human made system. Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu deterministic system dan sistem tak tentu probabilistic system. Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat diprediksi dengan pasti, sehingga output dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup closed system dan sistem terbuka open system. Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, tetapi yang ada hanyalah relatively closed system secara relatif tertutup, tetapi tidak benar-benar tertutup. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima input dan menghasilkan output untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. APA ITU INFORMASI Definisi dari Informasi Definisi klasik dari sistem informasi, dimana informasi adalah pengetahuan yang diperoleh dari data. Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum berceritra banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut menjadi suatu model untuk dihasilkan informasi. Data yang diolah untuk menghasilkan informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, melakukan keputusan berdasarkan informasi tersebut dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap kembali sebagai input, diproses kembali melalui suatu model dan seterusnya yang merupakan suatu siklus. Karakteristik dari Informasi yang Baik Informasi dapat dikatakan baik jika memiliki kriteria dan karakteristik sebagai berikut Information must be pertinent Informasi harus berhubungan. Pernyataan informasi harus berhubungan dengan urusan dan masalah yang penting bagi penerima informasi orang yang membutuhkan informasi tersebut. Information must be accurate Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak memiliki bias atau menyesatkan. Informasi yang dihasilkan harus mencerminkan maksudnya. Keakuratan informasi seringkali bergantung pada keadaan. Information must be timely Informasi harus ada ketika dibutuhkan. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Relevan Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang yang satu dengan yang lainnya pasti berbeda. Nilai Informasi Nilai dari informasi value of information ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Suatu informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir secara pasti nilai keuntungannya dalam satuan uang, tetapi kita dapat menaksir nilai efektifitas dari informasi tersebut. Pengukuran nilai informasi biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau costbenefit. APA ITU SISTEM INFORMASI Definisi Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Inforamsi diperoleh dari sistem informasi informastion systems atau disebut juga dengan processing system atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Dan berikut ini adalah definisi Sistem Informasi yang lainnya dikutip dari Sistem informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem informasi adalah satu kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan. Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang salings berhubungan yang membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-proses-output yang berhubungan dengan pengolaan informasi data yang telah dioleh sehingga lebih berguna bagi user. Suatu sistem informasi SI atau information system IS merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna. Sifat dari Sistem Informasi Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai. Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen, keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan. Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu macam operasi. Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mendapatkan manfaat dan puas terhadap sistem informasi. Kemampuan dari Sistem Informasi Sistem informasi tentunya memiliki kemampuan sebagai berikut Memiliki kecepatan akses tinggi, high-volume, komputasi numerik. Menyediakan kecepatan, komunikasi yang akurat dan kolaborasi dengan dan di antara organisasi. Menyimpan informasi dalam jumlah besar dan mudah untuk digunakan. Akses yang cepat dan tidak mahal untuk mendapatkan informasi, dan mendunia. Fasilitas untuk menginterpretasikan sejumlah data yang besar. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi dari orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam satu tempat atau dalam lokasi yang berbeda, dimana saja. Mengotomatisasi proses bisnis dan pekerjaan manual. Operasi Dasar dari Sistem Informasi Ada 4 operasi dasar dari sistem informasi, yaitu Mengumpulkan. Mengolah. Menyimpan. Menyebarkan informasi. Informasi mungkin dikumpulkan dari lingkungan dalam atau luar dan memungkinkan didistribusikan ke dalam atau ke luar organisasi. Komponen dari Sistem Informasi Sistem Informasi menurut John Burch dan Gary Grudnitski terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan building block, yaitu blok masukan input block, blok model model block, blok keluaran output block, blok teknologi technology blok, blok basis data database block dan blok kendali controls block. Keenam blok tersebut harus saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai sasaran dalam satu kesatuan. Di bawah ini adalah penjelasan dari masing-masing blok yang sudah disebutkan tadi Blok Masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media yang digunakan untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok Keluaran Produk yang dihasilkan dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang baik serta bermanfaat dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen semua pemakai sistem. Blok Teknologi Teknologi merupakan sebuah tool-box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan, dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi humanware atau brainware, perangkat lunak software dan perangkat keras hardware. Blok Basis Data Basis data database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan untuk mengakses atau memanipulasinya digunakan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS Database Management Systems. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Perlu dilakukan pengorganisasian terhadap basis data yang ada agar informasi yang dihasilkannya baik dan efisiensi kapasitas penyimpanannya. Blok Kendali Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan yang terjadi di dalam sistem, ketidakefisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Sehingga beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun dapat langsung segera diperbaiki jika seandainya hal-hal yang disebutkan diatas terjadi. REFERENSI Jogiyanto, “ANALISIS & DISAIN SISTEM INFORMASI Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”, Edisi Kedua, Cetakan Pertama, Penerbit ANDI Yogyakarta, 1999. M. Kroenke, David, “Management Information System, 2nd Etition”, McGrawHill, 1992. ”Sistem Informasi”, ”Konsep Dasar Sistem Informasi”, ”Konsep Dasar Sistem Informasi Review”, ”Chapter 1- Sistem Informasi Konsep dan Management”,